Manajemen dan Organisasi

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

1.1 Sifat Manajemen dan Tugas Manajer

Tugas seorang manajer meliputi sejumblah aktivitas baik yang telah direncanakan maupun yang tidak direncanakan terlebih dahulu. Waktu untuk menyelesaikan aktivitas tersebut bervariasi, mulai dari jangka pendek sampai yang memerlukan tahapan dalam jangka panjang. Hampir setiap aktivitas manajer berinteraksi baik dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perusahaan maupun dengan pihak luar. Banyak diantara aktivas tersebut merupakan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Ada keputusan-keputusan yang harus diambil dengan cepat setelah melalui analisis situasi sementara ada juga keputusan yang memerlukan kajian yang cermat dalam waktu yang relatif lama.

1.2 Fungsi Manajemen

Manajemen adalah proses pengordinasian sumber daya yang dimiliki sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan. Manajer ialah karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengordinasikan sumberdaya-sumberdaya tersebut. Aktivitas manajemen difokuskan pada empat bidang tugas utama yang meliputi:

1.       Perencanaan

Perencanaan ialah tugas manajer yang dimulai dengan menetapkan tujuan dan kemudian mengatur strategi, kebijakan, dan metode untuk mencapainya. Dengan perencanaan, manajer menetapkan tindakan, cara, waktu, dan pelaksanaan yang akan melaksanakan rencana. Perencanaan membantu perusahaan untuk meningkatkan kompetitif perusahaan. Proses peerencanaan merupakan dasar aktivitas manajerial yang lain. Ada berbagai jenis perencanaan, yaitu sebagai berikut:

·         Perencanaan Strategis

·         Perencanaan Taktis

·         Perencanaan Oprasional

·         Perencanaan Darurat

2.       Pengorganisasian

Pengorganisasian ialah fungsi manajer untuk menyusun sumber daya manusia dan sumber daya materi untuk melaksanakan perencanaan yang di buatnya. Tujuan pengorganisasian ialah untuk mengordinasikan upaya semua bagian perusahaan. Pengorganisasian menyusun struktur orang yang terlibat dalam perusahaan dalam jabatan, bagian, dan aktivitas. Pengorganisasian yang kurang memperhatikan efektivitas menyebabkan terjainya birokrasi.

3.       Pengarahan

Setelah struktur organisasi dibuat dan rencana dikembangkan, karyawan harus bekerja untuk melaksanakan rencana-rencana tersebut. Manajerlah yang harus menggerakan aktivitas ini. Aktivitas manajemen yang ketiga ialah pengarahan, memandu mereka yang terlibat dalam aktivitas perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu. Dari sudut pandang karyawan, aktivitas pengarahan menjadi pokok penilaian efektivitas seorang manajer.

4.       Pengendalian/Pengawasan

Aktivitas pengendalian/pengawasan merupakan proses untuk menjamin bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Aktivitas ini meliputi pemantauan kemajuan upaya menuju tercapainya tujuan. Tiga langkah dasar pengendalian/ pengawasan meliputi menetapkan standar prestasi, dan membenahi tindakan yang dilakukan bilamana perlu.

1.3 Komunikasi dan Motifasi

Manajer harus mampu menjalim komunikasi dengan bawahan dan dengan orang lain untuk menyampaikan ide dan pengarahan. Menerima informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan merupakan salah satu bentuk komunikasi yang dilakukan oleh manajer. Efektivitas kerja seseorang supervisor sangat ditentukan oleh kecakapanya dalam berkomunikasi. Sebagian besar aktivitas harian seorang supervisor adalah berkomunikasi dengan bawahan, atasan, dan supervisor lain.

Komunikasi dapat berupa komunikasi formal atau informal. Komunikasi formal atau informal. Komunikasi formal meliputi penyampaian pesan dalam rapat, surat, laporan. Komunikasi informal dilakukan dalam percakapan antar teman sejawat.

Disamping komunikasi formal , interaksi informal merupakan saluran komunikasi yang perlu diperhitungkan dalam penyampaian pesan dalam suatu kembaga atau perusahaan. Sistem komunikasi informal, yang sering disebut saluran gossip atau kabar burung, seringkali tidak kalah penting dibanding sistem komunikasi formal. Komunikasi seringkali terjadi dalam komunikasi tatap muka. Percakapan pada waktu istirahat siang merupakan tipe komunikasi informal.

1.4 Kecakapan Manajerial

Manajerial diklasifikasikan dalam tiga jenjang: manajer puncak, manajer menengah, dan manajer supervisor. Untuk dapat menjalankan fungsinya, manajer pada setiap jenjang memerlukan kecakapan manajerial, suatu kemampuan untuk melakukan sesuatu menurut kompetensinya.

Kecakapan manajerial dibedakan dalam empat bidang, yaitu teknis, hubungan dengan pihak lain, konseptual, dan politis

1.5 Peran Manajerial

Dalam menjalankan tugasnya, manajer memainkan peran yang berupa aktivitas atau pola perilaku yang diharapkan untuk mereka laksanakan. Manajer mempunyai tiga peran dasar:

1.       Peran Informasional

2.       Peran Interpersonal

3.       Peran Desisional

1.6 Jenjang Manajemen

Manajer, baik pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil, melakukan fungsi yang sama. Mereka harus membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian, memberikan pengarahan, dan mengendalikan oprasi perusahaan. Tetapi frekuensi dan peran manajer bervariasi menurut ukuran perusahaan dan jenjang penugasanya. Eksekutif puncak lebih sering bertindak sebagai tokoh pemimpin dan juru bicara perusahaan daripada yang dilakukan oleh manajer unit produksi. Pengawas produksi lebih sering terlibat dalam mengatasi perselisihan yang terjadi di antara karyawan.

1.7 Kepemimpinan

Kepemimpian ialah kemampuan mempengaruhi dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan khusus perusahaan. Keberhasilan kepemimpinan ditentukan oleh kemampuan pemimpin untuk berkomunikasi dan mempengaruhi perilaku, responsnpengikut terhadap arahan pimpinan, dan sifat tugas.

Pemimpin yang efektif konsisten dengan cara mereka mempengaruhi perilaku pihak lain. Gaya kepemimpinan merupakan pola perilaku yang konsisten yang menjadi ciri seorang pemimpin. Banyak diantara mereka yang memiliki pendirian yang teguh, yang terjadi karena gaya kepemimpinan lebih didasarkan pada kepribadian individu. Karena keteguhan tersebut, sementara manajer dapat menyesuaikan gaya mereka dengan keperluan menurut situasi.

Gaya kepemimpinan dibedakan menjadi tiga katagori, yaitu:

1.       Otokratis

Yaitu, manajer yang berupaya mencari solusi atas semua permasalahan yang dihadapi tanpa bantuan oranglain  dan memerintahkan bawaha untuk mengimplementasikan solusi.

2.       Partisipatif

Pemimpin yang dalam mengambil keputusan berbagi dengan anggota kelompok merupakan gaya kepemimpinan partisipatif. Kepemimpinan partisipatif diklarifikasikan dalam tiga tipe: demokratis, konsensual, dan konsultatif. Pemimpin demokratis mengijinkan kelompok untuk mengambilkeputusan akhir. Manajer menghimpun informasi dan kemudian kelompok menentukan pilihan tindakan yang perlu dilakukan.

Pemimpin konsensual memotivasi kelompok untuk mendiskusikan permasalahan sebelum mengambil keputusan yang mencerminkan persetujuan atau konsensus bersama dari semua anggota kelompok.

Pemimpin konsultatif bermusyawarah dengan bawahan sebelum mengambil keputusan. Meskipun demikian mereka tetap menjadi penentu akhir dalam pengambilan keputusan.

3.       Free-rein

Gaya kepemimpinan ini sering kali menyebabkan bawahan menjadi frustasi. Mereka menyadari manajer free-rein karena tidak terlibat dan tidak memerhatikan sesuatu yang sedang terjadi. Manajer free-rain beresiko diganti karena hanya sedikit memberikan kontribusi pada pengoprasian departemen.

1.8 Organisasi

Organisasi ialah sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih orang yang bekerja bersama-sama dalam suatu bentuk yang diterapkan untuk mencapai sejumblah tujuan. Contohnya sebuah toko kelontong yang dimikiki dan dioprasikan oleh sepasang suami istri dapat disebut organisasi. Diagram organisasi ialah  diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, menghubungkan struktur perusahaan.

1.9 Pembentuak Departemen

Untuk mengembangkan struktur organisasi diperlukan identifikasi atas berbagai tugas dan tanggung jawab oleh manajemen perusahaan dan selanjutnya akan dilakukan pembentukan departemen untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi masing-masing departemen.

Pembentukan departemen yang efektif didasarkan pada ciri perusahaan. Dengan pembentukan departemen yang tepat, perusahaan dapat mengurangi biaya dan meningkatkan nilai. Ada beberapa metode pembentukan departemen yaitu:

1.       Pembentukan departemen berdasarkan fungsi

2.       Pembentukan departemen berdasarkan produk

3.       Pembentukan departemen berdasarkan lokasi

1.10 Delegasi, Desentralisasi dan Sentralisasi

Pendistribusian wewenang merupakan tahapan dalam pengorganisasian setelah pembentukan departemen. Delegasi adalah tindakan pembagian wewenang dari manajemen kepada bawahan. Tingkat sentralisasi atau desentralisasi wewenang ditetapkan berdasarkan seluruh pola delegasi dalam perusahaan .

1.11 Rentang pengawasan

Manajemen puncak menentukan rentang pengawasan, atau jumblah karyawan dibawah pimpinan setiap manajer. Struktur organisasi yang dirancang agar setiap manajer melakukan pengawasan atas beberapa karyawan maka struktur ini memiliki jangkauan pengawasan yang sempit. Sebaliknya, jika dirancang agar setiap manajer mengawasi karyawan dalam jumblah yang lebih banyak. Struktur itu memiliki jangkauan luas. Perusahaan yang memberikan beraneka tugas memerlukan manajer yang memiliki berbagai keterampilan untuk mengelola berbagai tugas tersebut. Untuk itu diperlukan pengawasan berjangkauan sempit.

1.12 Manajemen Lini dan Manajemen Staf

Manajemen lini dan manajemen staf merupakan uraian terakhir dalam bahasan tentang dimensi keorganisasian (atau garis wewenag) yang terentang dari jenjang manajer tertinggi hingga yang terendah. Posisi manajemen lini merupakan bagian dari rangkaian perintah, dan orang yang duduk pada posisi ini mengambil keputusan dan memberi perintah kepada bawahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sebaliknya, posisi manajemen staf adalah posisi yang diciptakan untuk memberikan dukungan, saran, dan keahlian kepada seseorang dalam rangkaian perintah atau komando. Posisi staf bukan merupakan bagian dari rangkaian komando tetapi mempunyai wewenang atas pembantu mereka. Personel staf tidak bertanggung jawab secara khusus untuk mencapai tujuan perusahaan. Eksekutif pemaaran pada umumnya manajer lini, karena pemasaran berhubungan langsung dengan pencapaian maksud, misi, dan tujuan perusahaan. Tetapi, penasihat hukum tidak secara aktif terlibat dalam aktivitas pencapaian laba melainkan lebih berfungsi untuk memberikan dukungan hukum. Karena itu penasihat hukum menduduki posisi staf.

1.13 Elemen Lain Struktur Organisasi

Uraian berikut ini membahas tiga elemen diluar bahasan unsur struktur organisasi yang diterangkan diatas. Ketiga unsur dalam bahasa berikut:

1.       Jadwal Pekerjaan

Pada umumnya orang berpendapat bahwa jadwal pekerjaan berarti jam kerja mulai pukul 8.00 sampai pukul 16.00, empat puluhjam kerja seminggu. Messkipun demikian pada kenyataanya banyak orang yang bekerja berdasar jadwal yang berbeda dari jadwal yang umum itu.

2.       Komite

Beberapa jenis komite dapat digunakan dalam struktur organisasi. Komite ad hoc ialah komite yang dibentuk untuk tujuan kusus berjangka pendek, seperti melakukan peninjauan ulang manfaat perencanaan karyawan perusahaan. Komite ini hanya sekali bekerja dan kemudian dibubarkan. Komite tetap ialah komite yang relatif permanen yang ditugasi mengerjakan tugas yang berulang . misalnya, sebuah perusahaan dapat membentuk komite peninjau anggaran departemen untuk aktivitas yang berlangsung.

3.       Teknik Kordiasi

Elemen terakhir dalam uraian tentang struktur organisasi ini  ialah kordinasi sumber daya perusahaan yang merupakan integrasi antar sumber daya agar tidak terjadi pengulangan dan sekaligus untuk meningkatkan efektivitas. Beberapa teknik kordinasi telah terbukti menguntungkan.

1.14 Bentuk Struktur Organisasi

Bentuk dasar organisasi di klarifikasikan dalam tiga katagori, yaitu:

1.       Struktur Birokratis

Struktur birokratis ialah, sistem manajemen yang didasarkan pada kerangka wewenang formal yang diiktisarkan dengan cermat dan dilaksanakan dengan cepat

2.       Struktur Organisasi

Struktur organisasi ialah,sistem manajajemen yang terdapat pada kerjasama dan wewenang berdasarkan pengetahuan. Struktur ini tidak seformal birokrasi sehingga lebih fleksibel.

3.       Struktur Matriks

Struktur matriks merupakan struktur organisasi terbaru dan paling kompleks. Struktur ini bercirikan sistem perintah berganda. Orang harus melapor kepaada lebih dari seorang atasan pada waktu yang sama. Struktur matriks ialah, struktur organisasi yang memadukan garis wewenang vertikal dan horizontal.

1.15 Organisasi Informal

Berbicara tentang organisasi tidak lepas dari struktur yang terdiri dari posisi dan hubungan yang terdapat di antara posisi-posisi tersebut. Ini adalah organisasi yang tampak pada sebuah bagan organisasi. Meskipun demikian ada organisasi lain yang tidak tampak pada bagan organisasi. Organisasi tersebut merupakan organisasi informal. Organisasi ini didefinisikan sebagai pola perilaku dan interaksi yang berpangkal pada hubungan pribadi padripad hubungan formal. Dalam setiap organisasi informal senantiasa ditemani kelompok informal.

Sumber :  Anoraga,Pandji.2005.Pengantar Bisnis.Semarang :PT Rineka Cipta